Heute mache ich Buchhaltung…

Ich sage ja gerne, das ich Künstlerin bin. Das klingt so wie “ich bin Blond und kann das nicht” nur viel charmanter. Obwohl ich in vielen Dingen fit bin – WordPress, Photoshop oder Excel  – stehe ich mit allem, was mit meiner Buchhaltung, dem Steuerberater und Finanzamt zusammenhängt, auf Kriegsfuß. Ich werde das in diesem Leben nicht mehr verstehen und daher bin ich um jede Hilfe froh. Aus diesem Grund habe ich auch einen Steuerberater und mache es nicht selbst. Leider komme ich aber um meine Buchhaltung nicht drumherum, wer soll sie machen außer ich selbst?

Bis 2014 habe ich mich auch ganz old school mit vielen analogen Ordnern und Ablagen herumgequält und mich einmal im Jahr für eine Woche eingeschlossen und alles sortiert und für den Steuerberater abgeheftet. Das ging damals noch so, da ich freiberufliche Künstlerin keine Umsatzsteuer abführen musste. Doch seit diesem Jahr sind diese bequemen Zeiten leider vorbei und ich muss monatlich meine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Ein Horror, der regelmäßig wieder kommt – wer selbstständig ist, weiß was ich meine :-)

Ein Vorteil hatte aber diese Umstellung: Ich musste mich nach 5 Jahren Selbstständigkeit noch einmal gründlich mit dem Thema auseinandersetzen und überlegen, wie ich einen für mich angenehmen und einfachen Workflow finden kann.

Kontoführung und Überweisungen mit Starmoney

Schon Anfang letzten Jahres 2014 hatte ich angefangen, meine Konten und Überweisungen über Starmoney zu verwalten. Das war schon einmal ein riesiger Fortschritt, da nun meine Kontodaten nicht, wie beim Onlinebanking direkt, nach drei Monaten gelöscht werden und ich nicht auf papierene Kontoauszüge zurückgreifen muss, wenn ich was suche. Und ich musste mich nicht mehr über einen Browser einwählen, sondern kann nun ganz bequem und ohne Zeitdruck mit mobilen Tans überweisen.

Erst diese Woche hatte ich ein Gespräch mit meinem GLS-Bankberater, weil mir ältere Daten aus 2014 fehlten.  Für eine Steuererklärung hätte ich sie digital gebraucht. So fragte ich mich, warum diese bei den Banken nicht langfristig gespeichert werden, wo doch sonst alles gespeichert wird in diesem Land und woanders… Eine erklärende Antwort habe ich nicht erhalten, außer das es nach wie vor nicht geht. Umso wichtiger, dass ich seit letztem Jahr eine digitale Speicherlösung für meine Kontoumsätze habe.

Geschäftskonto bei einer fairen Bank

Wichtig war für mich am Anfang meiner Selbstständigkeit, wo ich als Künstlerin mein Geschäftskonto haben möchte. Mir war eine faire Bank, die sich nicht wie meine vorherige an Lebensmittelspekulationen und anderen dubiosen Finanzgeschäften auf der Welt beteiligt, sehr wichtig, sodass ich mich für die GLS-Bank entschieden habe. Bisher habe ich die Entscheidung nicht bereut, zu einer Bank gegangen zu sein, die leider keine Filiale bei mir vor Ort hat. Dafür waren die Mitarbeiter sehr behilflich, als es darum ging, in meinen Shop eine Bezahl-Lösung für Kreditkarte und Bankeinzug (Sepa) einzubinden und direkt mit dem Bankdienstleister Paymill eine Lösung auszuhandeln. Das Aushandeln hat zwar schlappe drei Monate gedauert, aber am Ende ging es, wenn auch Sepa leider nur für deutsche Kunden…

Einfache Buchhaltung für Künstler

Doch leider ist ein bequemes Onlinebanking mit Starmoney nur die halbe Miete. In Starmoney konnte ich  keine saubere Buchhaltung machen (bzw. so richtig kann ich mich mit der starren Software nicht anfreunden), sodass ich eine andere Lösung brauchte. So kam ich über eine Empfehlung zu Debitoor. Eine Buchhaltungssoftware, die extra für Kleinunternehmer, Selbstständige Künstler gedacht ist. Die Einarbeitung war nicht ganz einfach und mit vielen Hürden behaftet. Heute habe ich einen funktionierenden Workflow, den ich gerne meinen selbstständigen Kollegen und Lesern weitergeben möchte, weil er richtig effizient ist.

PS: Auch wenn das so klingt, nein ich werde nicht von Debitoor für meinen Artikel bezahlt. Ich schreibe diesen Artikel, weil es mich wirklich überzeugt hat und ich anderen Künstlern einen einfachen Buchführungsweg zeigen möchte.

Die Cloud-basierte Software kann nämlich nicht nur Rechnung schreiben, verwalten, mahnen usw. sondern ist gleichzeitig mit den Bankkonten, Kreditkarten und Paypal (über Figo) verbunden.  In der Software kann ich die bezahlte Bestellung mit der Rechnung versehen bzw. eingegangene Rechnungen, die ich bezahlt habe, verbuchen. Er verrechnet gleichzeitig Bankgebühren und Umsatzsteuer. Der Nachteil: Ich mache das alles online und der Upload von Dokumenten z.B. abfotografierte Rechnungen führt manchmal zur Serverproblemen. Auch kann ich leider nicht direkt aus der Software heraus, Rechnungen überweisen, sodass ich hier wieder Starmoney oder meine direkte Bank-App verwenden muss.

Hinweis: Die Einbindung von Paypal in Figo ist noch sehr kompliziert. Du brauchst dafür eine API Verbindung, die du bekommst, wenn du dein Paypal als Geschäftskonto einrichtest. Die Daten findest du unter “Mein Profil” (oben rechts) -> Profil & Einstellungen -> Verkäufer & Händler -> API Zugriff -> API Signatur anzeigen. Hier findest du deinen Benutzername, Passwort und Unterschrift. Alle drei sehr langen Codes musst du bei Figo eintragen, achte darauf, dass bei Figo das Passwort und die Unterschrift in der Reihenfolge vertauscht sind und es dann zu Fehlermeldungen kommt, die der Support nicht lösen kann :-)

WordPress-Kundenbestellungen und Buchführung

Das alleine ist schon richtig genial. Aber es kommt noch besser. Ich habe auf meiner Webseite einen kleinen Onlineshop, den ich mit Woocommerce und dem deutschen Zusatzplugin Marketpress aufgesetzt habe.

Die Frage war: Wie bekomme ich automatisch meine Online-Bestellungen nach Debitoor? Diese sehr wichtige Frage führte mich über Umwege und viele viele Stunden Arbeit und Ärgernissen  (Debitoor empfiehlt IEX, aber der Support ist sehr schlecht) zu einem kleinen Unternehmen nach Wiesbaden, mit einem sehr netten Support (auf meinen Hinweis hin, wird das Plugin weiterentwickelt :-) ).

Mit dem WordPress Plugin WooRechnung wird nicht nur eine Rechnung als PDF erstellt und automatisch an die Email des Kunden verschickt, sondern die ganze Transaktion zeitgleich nach Debitoor übertragen. Dort muss ich nur noch händisch die Rechnung mit der Bezahlung in einem der Konten (z.B. wenn der Kunde mit Paypal bezahlt) verknüpfen und fertig ist die Buchhaltung.
Meinen Steuerberater kann ich ganz unkompliziert einbinden und wenn ich Hilfe brauche, darf ich Kollegen und Partner zum bearbeiten anmelden. So darf mir mein Mann mit meiner Buchführung helfen, schlau nicht?

Die EU-Mehrwertsteuer für digitale Produkte

Mit diesem neuen Workflow musste ich auch noch mal Verbesserungen an meinem Shop vornehmen. Da ich mittlerweile auch international meine eBooks und Presets verkaufe, brauchte ich zusätzlich ein Plugin für die EU-Regelung zur Mehrwertsteuer. Das betrifft vor allem digitale Produkte wie meine E-Books. WooCommerce EU-Mehrwertsteuer schaltet sich nämlich bei Verkäufen von digitalen (herunterladbaren) Produkten ins EU-Ausland in den Bestellvorgang ein. Es berechnet die in den Endpreisen für Verbraucher enthaltene Mehrwertsteuer dynamisch neu, sobald eine Rechnungsadresse angegeben wird, und weist die enthaltene Mehrwertsteuer anschließend nach dem Steuersatz des Empfängerlandes aus. Aber auch hier musste ich manuell nacharbeiten.

Woocommerce liefert zwar fertige Steuersätze für digitale Produkte mit, aber nicht für Standardprodukte wie meine Schulungen. So musste ich tatsächlich die Steuersätze für die EU händisch eintragen, glücklicherweise gibt es Tabellen von der EU, wo man die MwSt der jeweiligen Länder nachlesen kann.

Seitdem möchte ich in Luxemburg mit 17% MwSt wohnen, zumal eine Flasche Wein hier nur mit 13% MwSt besteuert wird.  Ungarn hat stattdessen mit 27% MwSt den Spitzensteuersatz und ist zusammen mit einem gewissen Victor Orban nicht besonders attraktiv für Europa.

Auch wenn ich wieder dazu gelernt habe, finde ich es nicht kundenfreundlich, dass die Steuersätze manuell eingetragen werden müssen. Denn das darf ich nicht vergessen, natürlich ist das ganze nicht kostenlos und da sollte der Service stimmen.

Was kostet der Spaß?

  • Debitoor 12,- € im Monat
  • WooRechnung 5,- € im Monat
  • Plugin Woocommerce EU-Mwst ca 6,- € im Monat
  • Plugin Woocommerce ca 8,- € im Monat
  • Plugin Landingpages ca 7,- € im Monat
  • Mailchimp Newsletter ca 15,- € im Monat

Das sind ca 50 Eur Kosten im Monat zum reinen technischen Unterhalt der WordPress-Webseite und der angeschlossenen Buchhaltung und Kundenkommunikation (ohne Kosten Provider, Internetanschuß, Steuerberater etc.). Ein Betrag, den ich gerne zahle, wenn es mir viel viel Arbeit abnimmt und für meine Kunden und Leser vorteilhaft ist.

Ganz funkelnagelneu ist mein Chat-Support von Livezilla. Seit ein paar Tagen ist dieser unten rechts auf meiner Webseite online. Die Frage die sich für mich stellt ist, ob er von meinen Lesern zukünftig angenommen wird.  Ich bin gespannt, was die Zeit bringen wird…

Fazit

Dieser Artikel ist ganz schön lang geworden. Wenn du jetzt bis zum Ende gelesen hast, Glückwunsch. Wenn du nicht alles verstanden hast, dann ist das normal. Diese Erfahrungen habe ich die letzten 3 Jahre gesammelt. Ich musste mir den Workflow Schritt für Schritt aufbauen. Hätte ich alle Funktionen, Dienstleister und Abläufe innerhalb eines Jahres machen müssen, wäre ich grandios gescheitert. Manche Monate, z.B. die Geschichte mit meiner Hausbank und Paymill, haben mich schier zur Verzweiflung gebracht, weil nichts ging und mir auch die Hände gebunden waren. Hier brauchte ich viel Geduld und Spucke und eine große Portion Beharrlichkeit. Mal eben so einen Webshop und eine funktionierende digitale Buchhaltung aufbauen ist kein Zuckerschlecken. Ich musste sehr viel telefonieren, um Abläufe zu verstehen und Hilfe konkret anzufragen. Wäre ich technisch mit WordPress und Co nicht so sehr versiert, hätte mich die technische Realisierung viele Euro gekostet. So hat mich die Realisierung nur viel Zeit gekostet.

Wenn du von meinen Erfahrungen profitieren möchtest, dann ruf mich einfach an. Ich helfe gerne mit meinen persönlichen Schulungen weiter…

5 Kommentare

  1. Hi Jana,
    ich habe ein quasi identisches Setup wie Du aufgebaut – stolpere aber gerade über eine blöde Kleinigkeit:
    Debitoor kann (sowohl manuell, als auch über WooRechnung) nur Steuersätze von 0%, 7% und 19% verarbeiten. Nicht aber z.B. 20% für Österreich, oder wohin auch immer man digitale Produkte verkauft.
    Hast Du für das Problem irgendeine Lösung gefunden?
    Ich habe gerade eine Mail vom Support bekommen, und es sieht nicht so aus, als ob sie das in nächster Zeit ändern werden.
    Mir stürzt gerade etwas mein gesamtes Konzept zusammen ;-(
    Bin gespannt, ob Du einen Workaround gefunden hast.
    Viele Grüße,
    Tom

    • Ich habe dir persönlich geantwortet.
      Für alle die ein ähnliches Problem haben: Nein, Debitoor möchte/kann und will kein Moss-Verfahren anbieten, sodass man zu einem anderen Anbieter wie Fastbill gehen muss.

  2. Pingback: 5 Maßnahmen, die frischen Wind in mein Business und Leben bringen › Jana Mänz - Fotografin, Buchautorin, Mentorin

  3. Liebe Jana,
    ja – ich habe neugierig bis zum Ende gelesen; nein – ich bin nicht daran verzweifelt und kann Dich recht gut verstehen … Weil ich beruflich in die Buchhaltersparte gerutscht bin, obwohl ich es nie gelernt hatte. Heute weiß ich da einiges, nach jetzt 20 Jahren Tätigkeit; mehr jedenfalls, als meine neu eingestellte Steuerfachfrau mit Diplom … die bringt mich manchmal schier zur Verzweiflung.
    Und – ob Du es glaubst oder nicht – auch bei uns ist das Thema internationale Rechnungen ein ganz Wichtiges: wir haben als sprachwissenschaftliches Institut bei unseren Tagungen regelmäßig Gäste aus ca. 25 Nationen, dieses Jahr waren es 26, letztes Jahr gar 27. Und wenn man so viele Gäste hat, gibt es auch Rechnungen und Überweisungen in ebenso viele Länder. Aber die Problematik mit dem Steuersatz des Empfängerlandes – nee, das kann doch gar nicht sein! Es gilt doch der Steuersatz des Sitzlandes, also Deutschland! Und was den Empfänger angeht: hier ist doch nur zu berücksichtigen, ob bei ihm überhaupt Umsatzsteuer in Ansatz gebracht werden darf und nach welcher Regelung, wenn nicht. Jedenfalls haben wir uns vorletztes Jahr eine sündhaft teure Beratergesellschaft geleistet, die soviel kostet, wie wir vom Finanzamt retour bekommen. Ein Witz, ich weiß. Aber wenn wir nun wissen, wie der Hase läuft, dann brauchen wir die Berater auch nicht mehr. Und bei selbst beantragten Außenprüfungen wird einem meist ein nicht ganz so erfahrener “alter Hase” geschickt, der mit der angewandten Regelung bisher voll einverstanden war.
    Wie dem auch sei – ich finde Deine Berichte, auch wenn sie recht lang zu sein scheinen – ziemlich kurzweilig. Und manchmal verstehe ich sie sogar …. ;)
    Ganz herzliche Grüße aus Südwestdeutschland

    • Lieber Gerd, erst einmal Danke für deinen Kommentar, das Thema ist ja ziemlich trocken und wenn ich mich nicht damit beschäftigen müsste, würde ich das nie und nimmer freiwillig tun. Übrigens kenne ich das, das oft studierte Fachleute weniger wissen, als Autodidakten. Ich bin in ganz vielen Dingen Autodidakt und ich musste oft erleben, das mir sogenannte Experten gar nicht helfen konnten. Aber mich reizt sehr oft, für ein Problem eine Lösung zu finden, da kann ich mich dann richtig tief reinhängen. Für meinen Steuerberater habe ich ganz aktuell auch eine neue Lösung gesucht, es ist – so mag man es kaum glauben – schwierig einen zu finden, der sich mit künstlerischen Belangen gut auskennt. Ich wurde schon so falsch beraten, dass ist unglaublich.

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