Schlagwort: Buchführung

Heute mache ich Buchhaltung…

Mein einfacher Workflow: Buchhaltungssoftware für Selbständige

Update: März 2020

Ich sage ja gerne, das ich Künstlerin bin. Das klingt so wie „ich bin Blond und kann das nicht“ nur viel charmanter. Obwohl ich in vielen Dingen fit bin – WordPress, Photoshop oder Excel  – stehe ich mit allem, was mit meiner Buchhaltung, dem Steuerberater und Finanzamt zusammenhängt, auf Kriegsfuß. Ich werde das in diesem Leben nicht mehr verstehen und daher bin ich um jede Hilfe froh. Aus diesem Grund habe ich auch einen Steuerberater und mache es nicht selbst. Leider komme ich aber um meine Buchhaltung nicht drumherum, wer soll sie machen außer ich selbst?

Bis 2014 habe ich mich auch ganz old school mit vielen analogen Ordnern und Ablagen herumgequält und mich einmal im Jahr für eine Woche eingeschlossen und alles sortiert und für den Steuerberater abgeheftet. Das ging damals noch so, da ich freiberufliche Künstlerin keine Umsatzsteuer abführen musste. Doch seit diesem Jahr sind diese bequemen Zeiten leider vorbei und ich muss vierteljährlich meine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Ein Horror, der regelmäßig wieder kommt – wer selbstständig ist, weiß was ich meine :-)

Ein Vorteil hatte aber diese Umstellung: Ich musste mich nach 5 Jahren Selbstständigkeit noch einmal gründlich mit dem Thema auseinandersetzen und überlegen, wie ich einen für mich angenehmen und einfachen Workflow finden kann.

Kontoführung und Überweisungen mit Starmoney

Schon Anfang letzten Jahres 2014 hatte ich angefangen, meine Konten und Überweisungen über Starmoney zu verwalten. Das war schon einmal ein riesiger Fortschritt, da nun meine Kontodaten nicht, wie beim Onlinebanking direkt, nach drei Monaten gelöscht werden und ich nicht auf papierene Kontoauszüge zurückgreifen muss, wenn ich was suche. Und ich musste mich nicht mehr über einen Browser einwählen, sondern kann nun ganz bequem und ohne Zeitdruck mit mobilen Tans überweisen.

Erst diese Woche hatte ich ein Gespräch mit meinem GLS-Bankberater, weil mir ältere Daten aus 2014 fehlten.  Für eine Steuererklärung hätte ich sie digital gebraucht. So fragte ich mich, warum diese bei den Banken nicht langfristig gespeichert werden, wo doch sonst alles gespeichert wird in diesem Land und woanders… Eine erklärende Antwort habe ich nicht erhalten, außer das es nach wie vor nicht geht. Umso wichtiger, dass ich seit letztem Jahr eine digitale Speicherlösung für meine Kontoumsätze habe.

Geschäftskonto bei einer fairen Bank

Wichtig war für mich am Anfang meiner Selbstständigkeit, wo ich als Künstlerin mein Geschäftskonto haben möchte. Mir war eine faire Bank, die sich nicht wie meine vorherige an Lebensmittelspekulationen und anderen dubiosen Finanzgeschäften auf der Welt beteiligt, sehr wichtig, sodass ich mich für die GLS-Bank entschieden habe. Bisher habe ich die Entscheidung nicht bereut, zu einer Bank gegangen zu sein, die leider keine Filiale bei mir vor Ort hat. Dafür waren die Mitarbeiter sehr behilflich, als es darum ging, in meinen Shop eine Bezahl-Lösung für Kreditkarte und Bankeinzug (Sepa) einzubinden und direkt mit dem Bankdienstleister Paymill eine Lösung auszuhandeln. Das Aushandeln hat zwar schlappe drei Monate gedauert, aber am Ende ging es, wenn auch Sepa leider nur für deutsche Kunden…

Einfache Buchhaltung für Künstler

Doch leider ist ein bequemes Onlinebanking mit Starmoney nur die halbe Miete. In Starmoney konnte ich  keine saubere Buchhaltung machen (bzw. so richtig kann ich mich mit der starren Software nicht anfreunden), sodass ich eine andere Lösung brauchte. So kam ich über eine Empfehlung zu Debitoor. Eine Buchhaltungssoftware, die extra für Kleinunternehmer, Selbstständige Künstler gedacht ist. Die Einarbeitung war nicht ganz einfach und mit vielen Hürden behaftet. Heute habe ich einen funktionierenden Workflow, den ich gerne meinen selbstständigen Kollegen und Lesern weitergeben möchte, weil er richtig effizient ist.

PS: Auch wenn das so klingt, nein ich werde nicht von Debitoor für meinen Artikel bezahlt. Ich schreibe diesen Artikel, weil es mich wirklich überzeugt hat und ich anderen Künstlern einen einfachen Buchführungsweg zeigen möchte.

Die Cloud-basierte Software kann nämlich nicht nur Rechnung schreiben, verwalten, mahnen usw. sondern ist gleichzeitig mit den Bankkonten, Kreditkarten und Paypal verbunden.  In der Software kann ich die bezahlte Bestellung mit der Rechnung versehen bzw. eingegangene Rechnungen, die ich bezahlt habe, verbuchen. Er verrechnet gleichzeitig Bankgebühren und Umsatzsteuer. Der Nachteil: Ich mache das alles online und der Upload von Dokumenten z.B. abfotografierte Rechnungen führt manchmal zur Serverproblemen. Auch kann ich leider nicht direkt aus der Software heraus, Rechnungen überweisen, sodass ich hier wieder Starmoney oder meine direkte Bank-App verwenden muss.

WordPress-Kundenbestellungen und Buchführung

Das alleine ist schon richtig genial. Aber es kommt noch besser. Ich habe auf meiner Webseite einen kleinen Onlineshop, den ich mit Woocommerce und dem deutschen Zusatzplugin Marketpress aufgesetzt habe.

Die Frage war: Wie bekomme ich automatisch meine Online-Bestellungen nach Debitoor? Diese sehr wichtige Frage führte mich über Umwege und viele viele Stunden Arbeit und Ärgernissen  (Debitoor empfiehlt IEX, aber der Support ist sehr schlecht) zu einem kleinen Unternehmen nach Wiesbaden, mit einem sehr netten Support (auf meinen Hinweis hin, wird das Plugin weiterentwickelt :-) ).

Mit dem WordPress Plugin WooRechnung wird nicht nur eine Rechnung als PDF erstellt und automatisch an die Email des Kunden verschickt, sondern die ganze Transaktion zeitgleich nach Debitoor übertragen. Dort muss ich nur noch händisch die Rechnung mit der Bezahlung in einem der Konten (z.B. wenn der Kunde mit Paypal bezahlt) verknüpfen und fertig ist die Buchhaltung.
Meinen Steuerberater kann ich ganz unkompliziert einbinden und wenn ich Hilfe brauche, darf ich Kollegen und Partner zum bearbeiten anmelden. So darf mir mein Mann mit meiner Buchführung helfen, schlau nicht?

Was kostet der Spaß?

  • Debitoor 12,- € im Monat
  • WooRechnung 5,- € im Monat
  • Plugin Woocommerce EU-Mwst ca 6,- € im Monat
  • Plugin Woocommerce ca 8,- € im Monat
  • Plugin Landingpages ca 7,- € im Monat
  • Mailchimp Newsletter ca 15,- € im Monat

Das sind ca 50 Eur Kosten im Monat zum reinen technischen Unterhalt der WordPress-Webseite und der angeschlossenen Buchhaltung und Kundenkommunikation (ohne Kosten Provider, Internetanschuß, Steuerberater etc.). Ein Betrag, den ich gerne zahle, wenn es mir viel viel Arbeit abnimmt und für

Fazit

Dieser Artikel ist ganz schön lang geworden. Wenn du jetzt bis zum Ende gelesen hast, Glückwunsch. Wenn du nicht alles verstanden hast, dann ist das normal. Diese Erfahrungen habe ich die letzten 6 Jahre gesammelt. Ich musste mir den Workflow Schritt für Schritt aufbauen. Hätte ich alle Funktionen, Dienstleister und Abläufe innerhalb eines Jahres machen müssen, wäre ich grandios gescheitert. Manche Monate, z.B. die Geschichte mit meiner Hausbank und Paymill, haben mich schier zur Verzweiflung gebracht, weil nichts ging und mir auch die Hände gebunden waren. Hier brauchte ich viel Geduld und Spucke und eine große Portion Beharrlichkeit. Mal eben so einen Webshop und eine funktionierende digitale Buchhaltung aufbauen ist kein Zuckerschlecken. Ich musste sehr viel telefonieren, um Abläufe zu verstehen und Hilfe konkret anzufragen. Wäre ich technisch mit WordPress und Co nicht so sehr versiert, hätte mich die technische Realisierung viele Euro gekostet. So hat mich die Realisierung nur viel Zeit gekostet.

Wenn du von meinen Erfahrungen profitieren möchtest, dann ruf mich einfach an. Ich helfe gerne mit meinen persönlichen Schulungen weiter…