Meine Tipps für einen guten Start in deine Selbstständigkeit
Dies ist ein Beitrag zur Blogparade von Lexoffice:
Was macht die Selbständigkeit mit mir?
#lebensgefühl_selbständig
Im letzten Oktober 2021 „feierte“ ich mein 10-jähriges Jubiläum meiner Freiberuflichkeit. Ursprünglich hatte ich eine kleine Feier mit Ausstellung geplant, doch das war unter den Umständen nicht möglich. Mit der Blogparade von @lexoffice möchte ich die letzten 10 Jahre Revue passieren lassen bzw. erzählen, was aus meiner Sicht wichtig für eine erfolgreiche Selbstständigkeit ist.
Träumst du auch davon, dich selbstständig zu machen? Egal wie alt du bist, welche Vorbildung du hast, es ist nie zu spät sich beruflich zu verändern.
Hier kommen meine Tipps für Gründer*Innen:
Gewerbe oder Künstler, Kleinunternehmer oder nicht?
Vorweg muss ich erzählen, dass ich kein Gewerbe angemeldet habe, stattdessen als freiberufliche Künstlerin beim Finanzamt gemeldet bin. Gleichzeitig bin ich Mitglied in der Künstlersozialkasse und darüber Renten- und Krankenversichert.
Was für dich in Frage kommt, erkundige dich im Vorfeld sehr genau. Nicht immer ist eine Gewerbeanmeldung nötig, in anderen Berufen zwingend. Möchtest du dich zum Beispiel als Hochzeitsfotograf*in selbstständig machen, brauchst du ein Gewerbe. Am besten rufst du beim Gewerbe- oder Finanzamt, die entsprechenden Handwerksinnungen bzw. Handwerkskammern oder die Künstlersozialkasse an.
Danach entscheidet sich dann auch, welche Umsatzsteuer du bei deinen Produkten/Dienstleistung berechnen musst bzw. ob du in den ersten Jahren besser als Kleinunternehmer giltst und keine Umsatzsteuer berechnen musst oder gleich Umsatzsteuerpflichtig wirst. Beides hat Vor- und Nachteile.
Ich habe als Künstlerin ursprünglich als „Kleinunternehmerin“ angefangen und habe einmal im Jahr meine Unterlagen beim Steuerberater abgegeben. Ich hatte in den ersten Jahren keinen Überblick über meine Ein- und Ausgänge. Das hat mir nach fünf Jahren Freiberuflichkeit richtig viel Ärger beschert, als ich rückwirkend Umsatzsteuerpflichtig gemacht wurde. Mir ist das nicht alleine passiert, daher nimm das Thema nicht auf die leichten Schultern.
Buchhaltungssystem
Mein Tipp: Arbeite von Anfang an vor allem auch als Künstler*In mit einem Buchhaltungssystem. Ob Lexoffice, Debitoor (benutze ich) oder ein anderes Programm. Versuche monatlich oder vierteljährlich deine Buchhaltung (Rechnungseingang, -Ausgang, nicht bezahlte Rechnungen etc.) aktuell zu halten und vertraue nicht alleine auf einen Steuerberater.
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Nimm das Thema selbst in die Hand! So hast du einen guten Überblick und bist nicht überrascht, wenn du über die Grenze der Kleinunternehmerregelung (22.000 Eur Umsatz) kommst oder wie viel Umsatzsteuer du ans Finanzamt abführen musst. Ich habe meine komplette Buchhaltung digitalisiert, sodass ich seit einigen Jahren ein fast papierloses Büro habe.
Apropos papierloses Büro: Mit fortschreitender Selbstständigkeit wurde es mir persönlich immer wichtiger, in meinem Atelier, in meinem Büro möglichst umweltfreundlich zu arbeiten. Strom, Papier und andere Materialien zu sparen. Möglichst plastikfrei einzukaufen. Das ist nicht immer einfach und manchmal gehört einfach auch „verzichten“ dazu, wenn es kaum Alternativen gibt. Der Dokumentarfilm „Plastic Planet“ hat mich zu diesem Umdenken bewogen und ich möchte dir diesen Film sehr ans Herz legen.
Buchhaltungsunterlagen archivieren
Mein Tipp: Du kannst zudem alle deine Buchhaltungsordner digitalisieren lassen. Das spart nicht nur Platz im Regal, sondern du kannst auch besser nach Unterlagen suchen. Ich lasse meine kompletten Jahresordner bei einer Firma als durchsuchbares PDF (OCR) scannen und speichern. Wenn ich zu einem späteren Zeitpunkt einen Beleg aus einem früheren Jahr suche, kann ich die Suche in meinem Explorer benutzen und in den PDF-Dateien suchen. Die Belege speichere ich in meinem Archiv sortiert nach Jahreszahl ab.
Die Technik und deine Daten
Egal mit was du dich selbstständig machst, du brauchst heute eine gute Technik. Ich habe es bei Existenzgründer*Innen erlebt, dass diese teilweise nur mit einem Tablet oder Smartphone gestartet sind und auch kein Wissen von der EDV-Bedienung, sprich Betriebssystem und Software wie Word hatten. Tablet und Smartphone sind wichtig, keine Frage, aber ein guter PC oder Laptop ist es eine wichtige Voraussetzung für ein professionelles Business. Schon alleine bei der Frage der Archivierung von Daten. Ich selber benutzte einen großen PC mit zwei großen Bildschirmen und bin damit bestens für meine Fotografien ausgestattet. Dieser PC ist mit einem externen NAS-System verbunden, welches wiederum mit meinem Smartphone und Laptop kommuniziert. Wichtig ist, überlege dir ein System wie du deine Daten regelmäßig sichern kannst. Ob du dafür ein externes NAS-System/Festplatte oder eine Clowd verwendest, musst du für dich festlegen. Beides hat Vor- und Nachteile. Da meine Fotodateien oft riesig sind, habe ich mich für eine lokale Sicherung entschieden, da ich mich nicht von meiner Internetleitung abhängig machen möchte, wenn ich Bilder bearbeite. Hast du statt großer Bilddaten nur kleine Textdateien, PDFs usw. ist auch eine kleine Lösung möglich, die es dir gestattet, deine Daten zu sichern.
Clean up!
Mein Tipp: Auch wenn du einen neuen Rechner hast, sorge regelmäßig für „Ordnung und Sauberkeit“. Das heißt, lösche alte Dateien, E-Mails, räume deinen Papierkorb auf. Verwende Software wie den CCleaner. Halte dein Betriebssystem aktuell, führe in Abständen Updates deiner wichtigsten Software durch. Plane dafür immer mal eine Stunde ein. Machst du das nicht, wirst du merken, dass deine Technik immer langsamer wird, bis irgendwann gar nichts mehr geht. Du musst auch einen älteren PC nicht immer gleich wegwerfen, du kannst ihn mit einzelnen Komponenten wie mehr Arbeitsspeicher, einer größere Festplatte wieder aufmotzen. Und wichtig: Überleg dir ein Ablagesystem deiner digitalen Daten. Am einfachsten ist es, dass du sie nach Jahren, Monaten ablegst und die einzelnen Dateien mit den wichtigsten Stichwörtern benennst, sodass du auch noch in 5 Jahren deine Inhalte wiederfindest.
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Deine Kommunikation
Ich erlebe es immer noch, das viele Selbstständige sich eine kostenlose E-Mail bei Web/GMX etc. anlegen und ihre E-Mails über einen Browser abrufen. Ich persönlich finde das super unprofessionell. Das erste ist, lege dir eine ordentliche E-Mail an, die gleichzeitig die Adresse deiner Webseite hat. Das hat auch datenschutzrechtliche Gründe und du hast die Möglichkeit, über deinen Provider Sicherungskopien deiner E-Mails anzulegen. Die Einheitlichkeit wirkt auch später auf einer Visitenkarten oder Flyer glaubwürdiger.
Wenn du dir eine professionelle E-Mailadresse angelegt hast, dann arbeite zudem mit einem professionellen E-Mailprogramm wie Outlook, Live Mail, Thunderbird, Postbox etc. Hier gibt es viele Angebote, kostenlos und kostenpflichtig. Arbeite in deinen E-Mailkonten statt mit POP3 immer mit IMAP Einstellungen. Und lege eine Signatur in deinen E-Mails an. Wenn du geschäftlich antwortest, sollten dort immer deine wichtigsten Kontaktdaten stehen. So kann dich deine Kundschaft immer erreichen. Du verlierst Kunden, wenn sie erst nach deiner Telefonnummer etc. googeln müssen.
Die E-Mail, dein wichtigstes Kommunikationsmittel
Mein Tipp: Lege in deinem E-Mailprogramm Archivordner an. Am besten nach Jahreszahl und Thema sortiert. Lösche keine wichtigen E-Mails, sondern speichere sie im Archiv ab. In meinen 10 Jahren Selbstständigkeit habe ich es ganz oft gebraucht, dass ich E-Mails, schriftliche Absprachen noch mal hervorholen musste. Und noch wichtiger: Schreibe nach jedem Telefonat mit deiner Kundschaft eine E-Mail mit all den Absprachen die ihr zusammen getroffen habt. In diese Emails gehören das Datum, Preise, Bedingungen, Zeitpläne und alles was wichtig für den Auftrag ist. Dann laß dir diese E-Mail bestätigen, sodass es eine ganz klare Kommunikation gibt. Verlaß dich nicht auf mündliche Absprachen, auch nicht unter freundschaftlichen Beziehungen. Dann erst recht nicht, du weißt, bei Geld hört die Freundschaft auf und du willst sie ja nicht zerstören oder?
Deine [Weiter]Bildung
Deine Bildung und Weiterbildung ist das Herzstück deiner Selbstständigkeit. Du wirst es merken, wie schnell sich ganz viele Dinge ändern. Ich weiß noch, wie vor ein paar Jahren die neue DSGVO kam. Was für eine Aufregung. Und die Einarbeitung in das Thema bezüglich meiner Webseite nicht einfach. Doch das gehört dazu. Selbstständig sein heißt, dass du dich mit ganz vielen Themen ständig weiterbilden musst. Ob Buchhaltungssoftware, Social Media Programme, Programme wie Word & Excel, Datensicherung, Virenschutz + deine spezifischen Kenntnisse die du für deinen Job brauchst. Ich lerne heute immer noch dazu und versuche mich ständig weiterzubilden. Seit einem Jahr lerne ich sogar noch ein Kunsthandwerk, das hätte ich mir vor 10 Jahren auch nicht vorstellen können.
Förderungen für Selbstständige
Mein Tipp: Bleibe immer am Ball. Ruhe dich nicht auf dein Wissen aus, das kann morgen schon veraltet sein. Versuche auch mal was Neues, ob analog vor Ort oder digital im Netz. Es gibt tolle Weiterbildungsmöglichkeiten und nicht alles kostet viel Geld. Ich habe im letzten Jahr eine spannende Weiterbildung online bei der School of Live in Berlin besucht.
Bisher konnte man als Selbstständige einmal im Jahr die Bildungsprämie beantragen, die 50% der Weiterbildungsgebühren übernommen hat. Diese niedrigschwellige Förderung ist zum 31.12.2021 leider ausgelaufen. Angeblich soll demnächst diese Weiterbildungsförderung im Programm Lebenschancen-BAföG integriert werden. Ob es dann noch so einfach für Selbstständige ist, eine Weiterbildungsförderung zu erhalten, ist ungewiss. Ich werde darüber berichten… Recherchiere welche Weiterbildungsmöglichkeiten es in deiner Branche, in deinem Bundesland bzw. Regional angeboten werden. Es gibt auch Fördermöglichkeiten von der KFW.
Deine Werte, höre auf dein Bauchgefühl und sichere dich ab
Das Wichtigste zum Schluss: Gehe deine Selbstständigkeit so an, wie es für dich richtig anfühlt. Biete keine Sachen an, nur weil andere es so machen oder sie dir sagen, das du es genauso machen sollst. Bleibe dir selber treue, höre auf dein Bauchgefühl. Lehne auch mal einen Auftrag ab, wenn du dich nicht mit dem Auftrag oder Auftraggebenden wohl fühlst damit. Ich weiß, das ist unglaublich schwer, traue dich trotzdem „Nein“ zu sagen, damit du Zeit für deine wirklichen Herzensprojekte hast!
Vergleiche dich nicht mit anderen, schon gar nicht zu Aussagen „Wie ich in einem Jahr super erfolgreich wurde“. Wenn jemand ein gleichnamiges E-Book zum Thema „Erfolgreich in Social Media“ verkauft oder dir ein entsprechendes Coaching verkaufen möchte, dann schau dir denjenigen genau an. Ist dieser wirklich so erfolgreich auf Social Media, was sagen die anderen? Hier tummeln sich viele Hochstabler*Innen. Definiere für dich, was erfolgreich sein für dich bedeutet. Erfolgreich kann schon sein, dass du jeden Monat deine Kosten wie Krankenkasse, Miete usw. sicher bezahlen kannst und keine Schulden machen musst.
Happyness is a Choice
Glaube nicht daran, dass du für dein Glück/Erfolg selbst verantwortlich bist. Das du, wenn du schlechte Gedanken hat, auch schlechte Dinge anziehst. Du musst nicht jeden Tag dankbar und fröhlich sein. Selbstständigkeit bedeutet richtig harte Arbeit, Mut, Kraft, Ausdauer. Dazu gehören auch mehr Niederlagen als Erfolge. Es gibt gute und schlechte Jahre. Du kannst nicht immer alles selbst beeinflussen. Corona hat auch niemand vorhergesehen.
Die letzten zwei Coronajahre haben vielen Künstlern und Selbstständige die Existenz gekostet. Glaubst du, dass sie selbst dafür verantwortlich und schuld waren? Auf äußere Einflüsse haben wir bei aller Umsicht kaum Einflussmöglichkeiten.
Trotzdem kannst du etwas tun. Ich hatte mich am Anfang meiner Freiberuflichkeit für eine schlimme Zeit wie Corona abgesichert und eine private Arbeitslosenversicherung abgeschlossen. Diese hat mich durch die schweren Corona-Monate abgesichert. Die Versicherung kannst du bei der Arbeitsagentur abschließen und kostet ca. 85 Euro im Monat. Nicht wenig Geld, aber eine gute Investition für schlechte Zeiten, die dir die Zeit und Freiraum verschafft über deine Selbstständigkeit nachzudenken und neue Ideen zu finden.
Habe den Mut neue Wege zu gehen, dich auszuprobieren und zu verändern. Wenn du mich heute, nach 10 Jahren Freiberuflichkeit fragen würdest, ob ich es noch mal waren würde? Ja, auf jeden Fall. Und es ist gut, dass man am Anfang ein bisschen naiv und unerfahren ist. Das man nicht weiß, was auf einen zu kommt.
Ich könnte dir noch so viele gute Tipps geben, du würdest sie nicht annehmen. Nur durch deine eigenen Erfahrungen kannst du lernen und wachsen und irgendwann in 10 oder 20 Jahren wirst du über so manche Dinge lachen…
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